10 прости правила за приоритизиране на работните задачи

08.12.2017 | Новини

За да развиваме успешно бизнеса си е важно да умеем да работим продуктивно и да управляваме времето си ефективно. Предполагам, че повечето хора добре познават редуването на периоди на много усилена работа с периоди на ниска продуктивност. Това не е добра практика - води до повече стрес и лоши и некачествени резултати. Ключът към доброто управление на времето е равномерно разпределение на натоварването - това ще ви помогне да се чувствате по-енергични и да успявате да свършите повече работа за по-кратко време.

Подготвили сме 10 прости правила, които ще ви помогнат да планирате и организирате времето си:

1. Списък със задачи. Не записвайте задачите на хвърчащи листчета и не се опитвайте да ги запомните. В началото на всяка седмица и след това на всеки работен ден правете списък със нещата, които искате да свършите. Използвайте за целта тефтер или специализиран софтуер. Оценете важността и спешността на всяка задача - това ще ви помогне да планирате времето си и да работите по-концентрирано и спокойно.

2. Анализирайте работния процес. Вероятно ще забележите, че има задачи или проекти, които избягвате или пренебрегвате по една или друга причина. Опитайте се да прехвърлите тази част от работата на някой друг или, ако това е невъзможно, си отделете конкретно време през седмицата или през деня, за да се справите с тези задачи.

3. Запомнете правилото 80:20. Правилото е много просто - 80% от вашите доходи идват от 20% от нещата, които вършите. Съсредоточете се върху тези 20% - не позволявайте на потока от маловажни задачи да ви отклонява от дейностите, на които се гради бизнесът ви.

4. Поставяйте си реалистични крайни срокове. Постарайте се да определите краен срок за всяка задача в списъка. Опитайте се да сте реалисти относно това какво можете да свършите в рамките на един работен ден или седмица - слагайте срокове, които можете да спазите и които да не ви генерират допълнителен стрес.

5. Предвидете си буфери. Винаги изскачат непредвидени и спешни неща за вършене - предвидете време за това в плана си за деня/седмицата, така че когато се появи подобна спешна задача, това да не е причина да пропуснете всички останали срокове.

6. Структурирайте работния си процес. Избягвайте да започвате работа по една задача и преди да сте я приключили да се захващате нещо друго. Вършете нещата едно по едно и не започвайте ново нещо, преди да сте завършили това, по което работите в дадения момент. Това, освен че ще ви помогне да се концентрирате по-добре, ще ви донесе приятното усещане за свършена работа.

7. Не позволявайте на пощата и комуникаторите да изяжда времето ви. Ако получавате по 50 нови писма или съобщения на ден и вие реагирате всеки път, когато това се случи, това означава да прекъснете работата си 50 пъти. Изключете нотификациите и проверявайте за нови съобщения само между отделните задачи или си отделете 1 час в началото на всеки работен ден, в който да прегледате и да отговорите на писмата.

8. Първо важното, после забавното. Възможно е да забележите, че се концентрирате върху по-лесните задачи и игнорирате тези, които изискват повече време или усилия. Поставете си за цел да започвате деня си с най-неприятните и трудни неща, които имате да правите. Най-малкото в момента, в който ги отметнете, ще се почувствате много по-добре и ще сте по-концентрирани и свежи през остатъка от деня.

9. Не работете по няколко неща едновременно. Ако се опитате да мислите за няколко неща едновременно, няма да успеете да се концентрирате добре върху нито едно от тях и в крайна сметка свършването на работата ще ви отнеме повече време и вероятно ще я свършите по-некачествено.

10. Описвайте работния си процес. Ако си записвате по коя задача колко време сте работили и колко пъти сте прекъсвали работата си, скоро ще знаете колко време ви отнема всяко нещо, кои са дребните неща, които ви пречат и намалят продуктивността ви и ще можете много по-добре да планирате работното си време.

Ще бъде много по-лесно да последвате тези съвети, ако използвате специализиран софтуер, който да ви помага да планирате, проследявате и анализирате работния си процес. qLibra Task е подходящо решение както за хора, които работят сами, така и за екипи, които искат да повишат продуктивността си. Предлагаме и безплатен план, който можете да започнете да използвате още сега.

Снимка Creativeart - Freepik.com


Този сайт използва "бисквитки". Използвайки го, вие се съгласявате с нашите условия. Политика относно бисквитките