За и против използването на система за управление на работния процес

27.11.2017 | Новини

В бизнеса често времето се приравнява на пари, затова е важно да управлявате ефективно времето, ресурсите и персонала, ако искате бизнесът Ви да е успешен. Софтуерите за управление на работните процеси могат да бъдат ценни помощници в това отношение, но преди да пристъпите към избор на онлайн или настолно приложение,  първо преценете плюсовете и минусите от това да използвате подобен софтуер като цяло.

Ползи при управление на проектите

Представете си компания, която решава да внедри нов специфичен софтуер или трябва да изпълни сложна клиентска поръчка. И в двата случая става дума за сложни и продължителни процеси, които могат да включват намесата на различни специалисти - програмисти, счетоводители, адвокати и т.н., които да работят по различни, свързани помежду си задачи. Ако ръководителите на проекта не могат ефективно да разпределят задълженията, да следят процесите във времето и отчитат индивидуалния прогрес, проектът може да се оскъпи или да пропадне като цяло. В подобни ситуации софтуер за управление на работния процес подобрява комуникацията, отчетността и продуктивността на екипа като цяло.

Ползи при проследяване на крайни срокове

Проектите често имат етапи, а етапите - крайни срокове. Софтуерът за управление на работния процес ще ви помогне да следите и съответно да не пропускате крайните срокове както на проектите като цяло, така и на отделните задачи.

Ползи при проследяване процеса на работа

Възможността да разпределите работата на един или повече служителите и те да отчетат прецизно колко време са работили и какво точно са свършили, ще ви помогне да проследите  прогреса на всяка задача и при възникнал проблем да научите своевременно. Системата ще ви информира във всеки един момент кой служител по какво работи и по този начин ще можете да уплътните работното им време, без да ги претоварвате и да създавате напрежение в екипа.

Други ползи

Комуникацията по имейл е удобна, но хората често работят по-продуктивно, когато разполагат с подходящ софтуер, където да споделят информация за проектите и задачите в реално време. Подобна система би помогнал на  членовете на екипа да се информират за прогреса на отделни задачи, които засягат тяхната собствена работа, както и за конкретните крайни срокове. Софтуерът за управление на работния процес предоставя подробна информация за всички събития, свързани със задачите, извършената работата и коментарите свързани с тях.

Минуси

Като всеки софтуер и системите за управление на работния процес предполагат период на заучаване и свикване, като този период варира спрямо сложността на конкретния продукт.  Закупуването и внедряването на подобен продукт струва пари. Ръководителите на проекти трябва да свикнат със съответния софтуер и да помогнат и на останалите служители да започнат да го използват пълноценно и да не пропускат да отбелязват прогреса на задачите, по които работят. Всичко това в началото води до забавяне на работния процес и сякаш до увеличаване на обема на работа, но след първите няколко седмици на адаптация тези проблеми постепенно изчезват.

Снимка Freepik


Този сайт използва "бисквитки". Използвайки го, вие се съгласявате с нашите условия. Политика относно бисквитките