Урок 4 - как да създам и редактирам задача (видео)

22.09.2017 | Уроци

Основната единица, с която работи qLibra Task  е задачата. Администраторите описват работата, която трябва да се свърши като поредица от задачи, които могат да бъдат назначавани на служителите.

Веднага след като направите Вашата регистрация, можете да започнете да създавате задачи, но за да използвате пълната функционланост на системата трябва да настроите системата според логиката на Вашия бизнес - да опишете дейностите и услугите които предлагате,  да създадете специфични характеристики и контролни списъци. В този урок ще Ви запознаем с всички възможности, които Ви предлага модулът за създаване и управлениена задачи.

За да създадете нова задача, натиснете на бутона "Нова задача", който се намира  главата на Вашата система. Там има и бутон за бързо създаване на задачи, който води към съкратен интерфейс. След като разгледате и разберете пълния интерфейс, работата с краткия няма да представлява трудност за Вас.

Основни параметри на задачата

За всяка задача можете да въведете един набор от основни параметри, които са стандартни и са налични без значение от логиката на Вашия бизнес. Тези параметри са компания, проект, офис, инициатор, приоритет, точно време на изпълнение, тип и краен срок.

Веднага след инсталация на системата в полето за компания ще има само една опция - Вашата собствена компания. Ако създадете допълнителни клиенти, ще можете да създавате задачи, свързани с тях. След избора на компания системата ще Ви предложи в полетата проект, офис и инициатор съответно проектите, офисите и служителите на въпросната компания. Ако не сте попълнили подобни данни за компанията, в тези полета няма да имате възможност да попълните нищо, което не е проблем защото те не са задължителни. Инициатор може да бъде произволен служител на компанията, с която е свързана задачата, без значение дали той има достъп до системата или не. Идеята на това поле е Вашите служители да значт към кого да се обърнат при въпроси или нужда на доуточняване на детайлите.

Полето време на изпълнение е друго незадължително поле, чиято роля е да обозначи точен момент, в който задачата трябва да бъде изпълнена.

Типовете на задачите са друг параметър, който помага при организацията на работата. По подразбиране имате две опции - задача и проблем, но можете да промените и допълните тези стойности по всяко време от Основно меню -> Настройки -> Типове задачи.

В списъка с активни задачи разполагате с различни филтри като компания, проект, приоритет, по които можете да филтрирате актуалните задачи. Затова колкото по-адекватно попълните основните параметри за задачите, толкова по-лесно ще Ви е след това да ги управлявате и разпределяте.

Основни и най-важни параметри на задачата са заглавие, описание и прикачени файлове. Там трябва да опишете какво точно трябва да се свърши от служителите, които ще поемат изпълнението на задачата. Заглавието и описанието са задължителни за попълване.

Допълнителни параметри на задачата

Допълнителните параметри на задачата не са задължителни и попълването им зависи от Вашите нужки и настройките, които сте направили в системата. Това са услуги, характеристики и контролен списък.

Услуги

Ако искате да добавите фиксирани услуги, които Вашият клиент ще получи в следствие на изпълнението на задачата, трябва да сте ги създали предварително. Повече за това можете да научите тук. Добавянето на услуги към задачите ще Ви даде възможността по-късно да правите справки по тях и да анализирате какъв е приходът и колко време са изразходвали Вашите служители за всяка една от тях.
Например, ако предлагате услуга "Изработка на визитки - 50 лв.",  при направена справка ще можете да видите една такава задача колко време средно отнема на Вашите служители и дали цената е адекватна спрямо надницата на Вашите служители.

Характеристики

Можете да попълвате стойности и за специфични (създадени от Вас) характеристики и по-късно да филтрирате по тях. Повече за създаването на специфични характеристики можете да научите тук.
Например ако имате печатница, можете да имате специфична характеристика "Тираж" или "Покритие" с възможни стойности "лак" или "мат".

Контролен списък

Ако задачата, която искате да създадете, е характерна за Вашия бизнес и се повтаря често, можете да създадете и закачите към нея контролен списък Това е предифиниран списък със стъпки за изпълнение. Вашите слуители ще могат да отбелязват завсяка стъпка дали е изпълнена и коментар към нея. По този начин ще сте сигурни, че няма да се пропусне нещо при изпълнението на тези типови задачи. Повече за контролните списъци можете да научите тук.

Редакция на задачи

Всички параметри на задачите могат да бъдат редактирани от администраторите в системата. За целта трябва да отворите задачата и да натиснете на бутона "Редакция". Ще се отвори модален прозорец с необходимите за целта интерфейси.


Този сайт използва "бисквитки". Използвайки го, вие се съгласявате с нашите условия. Политика относно бисквитките